Gestion électronique de documents GED
Gestion électronique des documents en entreprise
Au-delà de l’obligation réglementaire, vous devez voir la gestion électronique des documents comme un levier stratégique pour votre entreprise.
Dans un environnement où les flux numériques se multiplient, la GED s’intègre pleinement dans une approche globale des solutions bureautiques et informatiques pour entreprise afin d’optimiser la circulation de l’information, la gestion documentaire et le travail collaboratif.
Entre l’accumulation de documents papier, la multiplication des fichiers numériques et la nouvelle réglementation, la GED peut vous sembler complexe.
Chez Espace Info-Com, nous mettons en place une solution de gestion électronique complète qui vous permet de centraliser, de sécuriser et d’automatiser l’ensemble de vos processus documentaires.
Nos principaux partenaires
Structurez et centralisez la gestion de vos documents en entreprise
La GED entreprise repose sur un principe simple : transformer votre gestion documentaire en un système organisé, accessible et sécurisé.
GED en entreprise : un écosystème centralisé pour vos documents
La gestion électronique permet de regrouper l’ensemble de vos documents (factures, contrats, dossiers clients…) dans un seul outil.
Grâce à la GED, vos fichiers sont classés, indexés et accessibles en quelques secondes.
Fini la recherche interminable dans vos documents papier ou vos dossiers numériques mal organisés.
Espace Info-Com vous propose une solution de gestion documentaire adaptée aux besoins de votre entreprise et de vos utilisateurs.
Dématérialisation des documents
L’objectif est de transformer vos documents papier en documents numériques exploitables.
Grâce à la numérisation et à la reconnaissance automatique, vos documents sont intégrés dans votre système GED, classés et indexés automatiquement.
Cette automatisation réduit les tâches manuelles, limite les erreurs et améliore la productivité de vos équipes.
Archivage numérique
L’archivage numérique consiste à stocker vos documents de manière sécurisée tout en garantissant leur accessibilité.
Vos données sont protégées, sauvegardées et organisées pour vous permettre de réduire ainsi les risques de perte, de duplication ou d’erreur dans la gestion de vos documents.
Facturation électronique
La facturation électronique va devenir obligatoire de manière progressive à partir de la fin 2026. Vous devez anticiper cette échéance pour assurer la mise en conformité de votre entreprise.
Notre solution permet d’intégrer vos factures dans un processus automatisé : réception, validation, classement et diffusion. Ainsi vous gagnez en efficacité réduisez les délais de traitement et sécurisez vos échanges avec vos fournisseurs et clients.
Pilotez efficacement votre gestion documentaire au quotidien avec Espace Info-Com
Bien plus qu’un logiciel ou qu’une plateforme digitale, la mise en place d’une solution GED pour votre entreprise transforme en profondeur votre manière de travailler.
Une solution GED évolutive
Votre entreprise évolue, vos processus aussi. La GED s’adapte à votre organisation, à vos types de documents et à vos flux. Elle permet de structurer un ensemble cohérent d’outils et de fonctionnalités pour accompagner votre croissance.
Mise en place de votre système de gestion électronique des documents
Nous assurons la mise en place complète de votre solution GED : installation du logiciel, intégration dans votre environnement informatique et configuration selon vos besoins.
Nos techniciens mettent tout en œuvre pour une prise en main rapide et une adoption efficace par vos utilisateurs.
Paramétrage, workflows et automatisation des processus
La GED permet d’automatiser vos processus documentaires grâce à des workflows personnalisés.
Validation des factures, diffusion des documents, gestion des versions… chaque fonction est configurée pour simplifier votre organisation.
Résultat : moins de tâches répétitives, plus de fluidité et un gain de temps significatif.
Maintenance, support et accompagnement
Nous assurons le suivi de votre solution GED : maintenance, mises à jour, assistance et formation.
Notre objectif est de garantir un bon fonctionnement et une utilisation efficace de votre outil.
Audit de votre gestion documentaire existante
Avant toute mise en place, nous réalisons une analyse complète de votre gestion documentaire actuelle.
Nous identifions les points de blocage, les pertes de temps et les risques liés à votre organisation actuelle afin de proposer une solution adaptée.
Optimisation de vos processus et de votre conformité
La GED permet d’améliorer votre organisation interne tout en assurant votre mise en conformité.
Vous optimisez le classement, la gestion des accès, la sécurité des données et la traçabilité des opérations.
Nos solutions GED peuvent également être associées à nos solutions d’impression professionnelles, à nos services de cloud, sauvegarde et cybersécurité ainsi qu’à nos solutions informatiques pour entreprise afin de garantir un environnement documentaire fiable, sécurisé et performant.
Espace Info : un partenaire pour digitaliser votre gestion documentaire
Un accompagnement humain et personnalisé
Nous vous accompagnons dans la transformation de votre gestion documentaire avec une approche sur-mesure.
Une solution reconnue
Nous utilisons Docuware, un logiciel GED qui repose sur des fonctionnalités avancées, la sécurité et l’efficacité qu’il apporte à tous les types d’entreprise.
Une expertise pour anticiper les évolutions réglementaires
Nous vous conseillons pour anticiper les obligations liées à la facturation électronique et à la gestion des documents.
Une GED adaptée à votre entreprise
Nos solutions s’adressent aux PME, artisans, collectivités et organisations qui souhaitent améliorer leur gestion documentaire et leur productivité.
FAQ – Vos questions sur la gestion électronique de documents
En quoi la GED change-t-elle concrètement le travail au quotidien ?
Comment retrouver rapidement un document dans une GED ?
La GED est-elle adaptée à tous les types d’entreprise ?
Comment la GED améliore-t-elle la sécurité des documents ?
Quels documents peuvent être intégrés dans une GED ?
Tous types de documents peuvent être intégrés : factures, contrats, dossiers clients, documents RH, bons de commande… La GED permet de centraliser l’ensemble de vos fichiers dans un seul système.
La dématérialisation est-elle compliquée à mettre en place ?
Quel est le rôle des workflows dans une GED ?
Quels sont les principaux avantages d’une GED pour mon entreprise ?
Demandez votre audit ou votre devis personnalisé
Vous souhaitez optimiser votre gestion documentaire, sécuriser vos données ou mettre en place une solution GED adaptée à votre organisation ? Contactez Espace Info-Com pour bénéficier d’un audit personnalisé, obtenir un devis gratuit et découvrir les solutions les plus adaptées à vos besoins.